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將Office檔案存成 PDF 格式 - Word篇

2008/4/24 00:03 | 閱讀數 : 22861 我要推薦 | One Comment | 文章分類 : Word 教學-保護文件篇 訂閱

Office system 2007中我們所建立的檔案都可以儲存成「PDF(可攜式文件格式),這種常見的共用格式。接著我們僅要安裝增益集之後,就可以用另存新檔方式來存成PDF ! 
甚至在以下系列軟體中都可以用另存新檔的方式來存成PDF唷!
Word 2007Excel 2007Access 2007PowerPoint 2007 
Visio 2007InfoPath 2007OneNote 2007Publisher 2007 

轉成PDF 格式的原因 - 6大好處:
PDF 文件在製作的概念上與Postscript 文件十分地接近,具有跨平台、可同時顯示文字、圖形等的優點,當文件以PDF 方式儲存時,已經將其中的各項元件予以格式化,文件在傳遞的過程中以壓縮的方式進行,有助於保持文件的完整性,同時它還具備下列6個優點 (請看內容) !


轉成PDF的六大優點: 

(1) 高壓縮性:
PDF 通常可以將文件壓縮至原來的數十到數百分之一,尤其是希望在網路上發行電子文件時,基於傳輸速度的考量,文件的容量大小會是一個重要的考量因素。
(2) 可靠性:
在Postscript 中可能還是會含有一些特殊字體、特殊輸出設備的程式碼,而PDF 則不含任何的可程式結構,因而更加地穩定,也更適合於電子資料型式的儲存或傳輸。
(3) 分頁獨立:
在Postscript 中,文件的各頁間是相互關聯的,因此如果我們想要直接瀏覽某一頁必須先處理完前面所有的跳頁程序,而PDF 則沒有這個限制,在瀏覽某頁時完全不需考慮到其它的頁數。
(4) 即時列印:
只要透過PDF 的閱讀器,如Adobe Acrobat Reader 或「文電通」,就可以在任意的電腦、任意的印表機上瀏覽或列印出文件。
(5) 特殊註記:
PDF 文件可以加上特殊的註記,如書籤、縮影、超鏈結(Hyper Link)、備註、媒體盒… 等,這些註記可以有效地協助檔案管理工作,如:製作、發送、簽註、修正、完種以及出版發行。
(6) 檔案保護:
PDF 還可以設定密碼及保護,以防止網路的非法攔截及使用。   

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步驟1. 首先您必須安裝Microsoft 的發佈成 PDF 或 XPS 增益集
這裡下載 (須先驗證軟體,在依照網頁說明依序往下安裝)

步驟2. 
安裝完成後,往後我們只要
按一下
[Office 按鈕] [另存新檔] 旁的箭號,就可以使用 [PDF XPS]了!

步驟3.    

在接下來的對話視窗中,記得輸入文件名稱,至於檔案類型就依情況自行調整,若要存成XPS格式僅需在[存檔類型]中去更改,最後只要按下[發佈]就完成了!

步驟4.    補充說明:

[發佈之後開啟檔案] :發佈成功之後,會開啟該檔案
[最佳化] :依照個人需求看是要求大小或列印品質,請選擇下列其一:
 
§  如果需要較好的列印品質,請選擇  " 標準 (線上發佈和列印) "

§  如果需要以檔案大小的為考量,請選擇  " 最小值 (線上發佈) "
[選項]: 可設定頁面範圍、非列印資訊、PDF相關的輸出選項

Adobe 可攜式文件格式 簡介來源:這裡 

 

留意事項:
在 Windows XP,若使用 Word 2007 文件中的特定字型,並將文件儲存為 PDF 檔案,須留意 PDF 檔案中使用的預設字型是否為當初我們所設定的字型。



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回應

  • ^^ 2013/1/15 下午 04:32 回覆

    # re: 將Office檔案存成 PDF 格式 - Word篇

    請問線上發佈 是甚麼意思?

    轉成pdf檔的同時也放到網路上了嗎?

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