Excel2007樞紐分析表應用實務一

Excel2007樞紐分析表應用實務一

自從升級至Excel2007以後就沒有使用樞紐分析表這一項功能,最近剛好幫忙教育局統計一些資料,恰好可以用上樞紐分析表的功能,順便複習一下這個功能。

樞紐分析表可以做什麼?說實在的要是國文造詣不夠,從樞紐分析表這個翻譯名稱還真的不容易知道這個功能在幹麻?簡單的說它提供將具有某相同欄位資料的資料列,集合進行試算處理,簡單的說就是分類統計分析

舉例來說有一個從教育局網站尋到的資料表如下,從資料表可以看出,這是各區學校的學生班級人數統計資料,我們可以利用某些欄位的資料進行資料的分類,以下表來說我們可以利用學校所在的區域作為分類依據,進行各項的統計分析。

例如我們希望依照分區,統計班級學生人數等各項資料,如果單純只使用Excel試算表的基本功能,我們可以透過以『分區』這個欄位進行資料排序,先將各區資料集中,再分別複製至新的區域進行各種試算處理如加總、平均等等…計算,這樣需要好幾個步驟才能完成。

但是如果使用樞紐分析表,只要依照指示拖拉一下欄位,設定計算項目,一下便能完成所要的統計,而且還能快速的產生統計圖表。

如果要統計出各區的6年級班級數總和,要如何做?

1.在Excel2007的『插入』/『表格』功能區中點選『樞紐分析表』下拉選單

2.選擇插入『樞紐分析表』

3.依照以下樞紐分析表建立精靈的引導,先選取要分析的資料,點選 按鈕進行表格或範圍選取,也可以使用外部資料,例如從資料庫取得資料。選好資料來源之後,再選擇樞紐分析表要建立的位置,按下確定鈕。

4.Excel視窗會出現下圖畫面,引導使用者建立樞紐分析表

5.先設定列標簽,也就是要分類統計的依據,以這個例子就是要選擇『分區』這個欄位,在右邊樞紐分析欄位清單工作窗格中勾選『分區』,在下方『列標簽』區域會產生『分區』的名稱,Excel在指定的樞紐分析表區域會自動產生『分區』此欄位的唯一值

 

 

 

 

 

 

 

 

6.再將要計算之欄位資料拖拉至 即可。

舉例要計算各區小學6年級的班級總數,將『普通班6年級班級』拖拉至

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7.但是我們從計算值看起來好像不對,因為image預設是統計資料筆數而不是加總,我們只要在將滑鼠移至樞紐分析表區域按下右鍵,叫出浮動的功能表,選擇『摘要資料的方式』,將原來的『項目個數』改為『加總』,即可產生我們要的資料。

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作者:楊煥謀