Excel 應用於處理『102年基北區高中高職聯合申請入學業務問題』記錄(一)
本校有幸成為基北區末代申請入學的承辦學校，也成為新北市唯一承辦過此項業務的高中。到昨天7月5日整個申請入學大概已經接近尾聲，剩下就是一些收尾的工作，此項業務事關2萬多名學子的升學權益，承辦的主委學校壓力不可謂不大，中間還因遇人不淑，遇到一個天兵印刷廠商(能出包的它都出包了)，還好在修練密宗的榮德主任領導下(有修練果然有差，佛祖有保佑!)，以及學校那些不計較的老師、同仁們的犧牲努力下終於順利完成。在收尾工作進行中，順便也將這過程中利用Excel處理申請入學相關資訊的解決方法做一個整理。
先丟一個簡單的問題:教育部給每一個學校6個數字的代碼，從 Mysql 資料庫轉出學校的代碼資料為 CSV 檔案，利用 Excel 打開會自動少掉開頭0這1碼變成5碼，如果要避免這個問題在利用 phpMyAdmin 轉出資料表時建議輸出成 Excel 2000 的格式，在使用 Excel 2010 開啟檔案時會保留為文字格式，而不會自動將代碼轉換為文字。
但是萬一如果我們拿到的已經是少1碼的資料，要把少的1碼加回去，應該如何處理？
步驟1.首先我們先插入1個空的欄位A欄
步驟2.再來將A、B兩欄選取，點選[常用]\[數值]下拉選單將數值格式變更「文字」，因為會出現自動減1碼0這種問題，主要是Excel 自動將是數字的資料指定為「數值」，所以如果我們要在Excel工作表呈現012345，必須將數值格式變更「文字」才可以呈現出來，所以我們先把資料格式轉為「文字」。
步驟3.選取資料格A2，然後在[資料編輯列]輸入公式=IF(LEN(B2)=5,"0"&B2,B2)
再按下 Enter 即可。此公式的意思是假如B2這格的資料字串長度是5，就在字串前面加上字串”0”，字串必須前後加上””引號，字串相加是用 & 符號，如果B2字串長度不是5，就維持原來資料。
步驟4.再來我們只要利用Excel 自動填滿的功能，滑鼠移到B2資料格的右下角，游標變成黑色十字按住滑鼠左鍵不放往下拉即可完成。
注意：LEN函數只適用於Excel 2007及以上的版本，如果使用者在Excel 2003 則必須使用VBA來處理。
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