[專案管理]專案執行前必須釐清的三個順序,Why,What,Who
這幾個星期的假日，我參加了某間教育訓練機構所舉辦的PMP-ACP(敏捷專案管理師)課程
其中一堂課老師有提到一個同心圓如下圖，我覺得對於專案在訂定目標與釐清問題點的時候很好用
這張圖的看法，必須從內而外來看
1.Why (為什麼要作)
在看待一個專案，一件工作或是一項任務的時候，必須先了解Why，也就是說為什麼要執行這個專案，為什麼要作這項工作，瞭解這項工作的核心價值以及最終目的後，才能往外跳到What這個圈子
2.What (怎麼作)
當瞭解了專案或是任務的核心意義之後，才能開始規劃該怎麼去執行，要作什麼事才能滿足當初我們訂立的目標，一但確定要作的事情之後，再繼續往外跳到Who的這個外圈
3.Who (由誰來作)
當在What這個圈圈裡，瞭解了要作什麼事之後，這時才能決定任務或是專案需要什麼樣的人才，為了完成這項任務所需要的關鍵資源就會在這裡被找出來，並開始專案與任務的執行
當我們在看任何事的時候，切記一定要由內往外看，這樣才會確保執行的過程與目標不會有問題
讓我舉個例子來說明
下圖是在專案計劃書中常見的工作分解內容，但是下圖的WBS項目是以人為主，也就是說在這個例子中製作這份WBS的人，他看的角度是從外而內看，所以他只看得到專案中有什麼人，可能要作什麼事，但是往往這些工作的拆解與內容，無法明確的帶出當初執行這個專案的核心目標，也就是Why(為什麼要作)的這個元素，這樣的專案到最後，往往會成為死亡行軍的情況
而這樣的規劃，也最常發生在公部門單位中，像是在某個計劃中，各部會會召集許多的學者專家來進行政策的執行，但是要執行什麼(What)，為什麼執行(Why)，在這個計劃中，是沒有明確定的被定義出來的
我再舉一個例子，下圖是一個已經經過拆解的WBS內容
在工作的拆解中，有專案規劃，定義工作，系統設計開發部署與教育訓練等等的工作，相信接下來應該可以往外圈走，找到執行每一項工作的專門執行人員
可是，在這樣的WBS中，並沒有明確的說明為了什麼而作(Why)，也就是這個專案最主要的核心內容與目標是什麼
當然，或許專案的目標與核心內容已經交由專案成員作成了大海報並貼在專案辦公室的牆上
但是不論是從Who的外圈，或是從What這一圈開始看事情，往往都是看不到這件事的本質與根本原因，自然在找問題背後的問題時，就不容易釐清問題點在什麼地方
下次，當您接獲一個任務，或是一項工作時，不彷試著從這個同心圓的中間開始找出這樣工作最主要的核心以及最終目標，避免由外圈往內走
