Office 365 企業導入筆記 #8 移動離線 Outlook 檔案的小技巧

本文將介紹使用 Outlook 連接 Exchange Online 後要如何變更離線 Outlook 檔案。

情境描述

當您使用 Outlook 連接 Exchange Online 預設會使用【快取 Exchange 模式】,Outlook 中所有的內容舉凡電子郵件、聯絡人或行事曆都只是 Exchange Online 的複本,這些複本的內容是存放在離線 Outlook 檔案(附檔名為 ost),使用這種方式的好處是您不管在 PC、NB甚至行動裝置上存取相同的一組 Exchange Online 帳戶,看到的內容都是一樣的,而且您不需要像備份個人資料夾檔案(*.pst)一樣定期備份 *.ost 檔案,即使該檔案毀損,只要重新設定電子郵件帳戶後重新開啟 Outlook 就會自動重新建立。

Outlook 2007 / 2010

*.ost 的存放路徑依照作業系統不同而有不同的預設位置,以 Windows Vista / 7 / 8 為例,預設路徑為【磁碟機:\Users\使用者\AppData\Local\Microsoft\Outlook】,Windows XP 則為【磁碟機:\Documents and Settings\使用者\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook】。若您想要移動 *.ost 檔案,在 Outlook 2007 / 2010 中您可以在【控制台 > 使用者帳戶 > 郵件】開啟郵件設定後,點選【電子郵件帳戶】。

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在您想要變更 *.ost 檔案的電子郵件帳戶上按滑鼠右鍵兩下。

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變更電子郵件帳戶視窗中點選【其他設定

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在 Microsoft Exchange 視窗中取消勾選【進階 > 快取 Exchange 模式設定 > 使用快取 Exchange 模式】。

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回到變更電子郵件帳戶視窗後再次點選【其他設定】。

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在 Microsoft Exchange 視窗中點選【進階 > 離線資料夾檔設定】。

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再來您需要點選【停用離線功能】才能變更離線資料檔的路徑。

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因為停用離線功能將會使用連線模式來連接 Exchange Online,因此會提醒您是否要繼續,請直接按

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再次於 Microsoft Exchange 視窗中點選【進階 > 離線資料夾檔設定】。

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您會發現原本反白無法點選的瀏覽按鈕已經可以按了。

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選擇您想要設定的離線資料夾路徑及檔明後按確定。

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假設該檔案不存在,Outlook 會跟您確認並嘗試建立之,請按是(Y)

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勾選【使用快取 Exchange 模式】後按確定

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確認變更電子郵件帳戶視窗中【使用快取 Exchange 模式】已被勾選,接著按下一步

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若變更成功您將看到如下圖的畫面,此時只要重新開啟 Outlook 即可將離線資訊存放在您所指定路徑下的 *.ost。

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Outlook 2013

若您使用的是 Outlook 2013,恐怕就不能依照上一節的做法來變更 *.ost 檔案的路徑。筆者的作法是將現有的郵件設定檔刪除後重新建立,在新增帳戶成功時請先勾選【變更帳戶設定】後再按下一步。

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新增帳戶視窗中點選【其他設定】。

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接著於 Microsoft Exchange 視窗中點選【進階 > Outlook 資料檔設定】。

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點選 Outlook 資料檔設定視窗中的瀏覽來設定您 *.ost 檔案的存放位置及檔案名稱。

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若您設定的路徑不存在您所指定的 *.ost 檔案請按下圖中的是(Y)來建立之,接著在按 Microsoft Exchange 視窗的確定。

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最後按完成來關閉新增帳戶視窗。

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致謝

感謝小歐提供的資料,參考文章中的說明資料已經相當清楚,但為避免筆者健忘症又發作,撰寫本文以做紀錄,

參考資料

- Outlook 資料檔 (.pst 與 .ost) 簡介

- 移動離線 Outlook 資料檔 (.ost)

- 您無法變更離線 Outlook 資料檔案 (.ost) 在 [Microsoft Outlook 2013 的位置